Política de Privacidad

En Conecta-SE, tomamos muy en serio su privacidad. Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, usamos, divulgamos y protegemos su información cuando visita nuestro sitio web o utiliza nuestro servicio.

1. Objetivo

El objetivo de nuestras políticas de seguridad es establecer las reglas y procedimientos necesarios para proteger toda la información que maneja CONECTA SE S.A.S. en el desarrollo y funcionamiento de nuestros sistemas de software. Esto incluye tanto los datos internos de nuestra empresa como los datos que gestionamos de nuestros clientes, en especial la información relacionada con el envío de documentos electrónicos ante la DIAN y procesos contables.

Estas políticas buscan garantizar que la información:

• Sea confidencial, es decir, que solo la vean las personas autorizadas.
• Se mantenga íntegra, evitando modificaciones no deseadas o errores.
• Esté siempre disponible, para que tanto nosotros como nuestros clientes podamos acceder a ella cuando se necesite.

También nos ayudan a reducir los riesgos frente a amenazas como el acceso no autorizado, pérdida de información, errores humanos, fallas técnicas o ciberataques, y a cumplir con los requisitos legales y normativos aplicables en Colombia.

2. Finalidad del Tratamiento de Datos

CONECTA SE S.A.S. informa que los datos personales recolectados de sus clientes, usuarios y terceros serán tratados con el fin de garantizar la correcta prestación de los servicios de desarrollo, implementación y soporte de software para envío de documentos electrónicos ante la DIAN y gestión contable.

En específico, los datos serán utilizados para:

• Registrar y administrar la relación comercial con nuestros clientes, incluyendo la creación de usuarios, emisión de licencias y renovaciones anuales.
• Prestar soporte técnico y funcional sobre los módulos contratados.
• Cumplir con obligaciones legales y contractuales, especialmente aquellas relacionadas con la normatividad de la DIAN para la emisión de documentos electrónicos.
• Enviar notificaciones importantes sobre vencimientos, renovaciones, actualizaciones del sistema, mejoras del servicio o cambios en las políticas.
• Realizar procesos administrativos y contables internos, como facturación, cobros, seguimiento a pagos y reportes financieros.
• Proteger la seguridad e integridad de la información alojada en nuestros sistemas mediante mecanismos de autenticación y control de acceso.
• Mejorar la experiencia del usuario y la calidad de nuestros servicios a través del análisis de información técnica o de uso del sistema.

El tratamiento de datos se realiza con el compromiso de garantizar la confidencialidad, seguridad y protección de la información personal, conforme a la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulan la protección de datos personales en Colombia.

3. Alcance

Estas políticas aplican a todos los colaboradores, contratistas, proveedores y clientes que accedan o hagan uso de los sistemas y servicios de CONECTA SE S.A.S.

4. Clasificación y Protección de la Información

• Toda la información sensible (tributaria, contable, personal y empresarial) será tratada como confidencial.
• Se usarán mecanismos de cifrado y autenticación para el envío de documentos electrónicos a la DIAN.
• Los accesos estarán restringidos según el rol del usuario.

5. Gestión de Usuarios y Accesos

• Cada usuario tendrá credenciales únicas e intransferibles.
• El acceso a los sistemas se controlará mediante contraseñas que cumplan con criterios de seguridad.
• La sesión del usuario tiene un tiempo de 8 horas.

6. Actualización y Mantenimiento del Software

• Se realizarán actualizaciones periódicas para corregir vulnerabilidades de seguridad.
• Las actualizaciones programadas serán comunicadas con antelación a los clientes.

7. Seguridad en Infraestructura y Redes

• Los servidores y bases de datos estarán protegidos.
• Se realizarán auditorías periódicas para detectar posibles vulnerabilidades.
• Se restringirá el acceso físico a infraestructuras críticas únicamente a personal autorizado.

8. Respaldo y Recuperación

• Se realizarán respaldos automáticos diarios de las bases de datos y documentos.
• El tiempo estimado para recuperación ante una falla crítica será de 6 a 12 horas hábiles.
• Constantemente se redefinirán los sistemas de detección de amenazas y prevención de ataques. Se capacitará periódicamente al personal sobre ciberseguridad y prácticas de protección.
• Se establecerá un plan de respuesta ante incidentes de seguridad.

9. Licenciamiento y Renovación

• El uso del software está sujeto a una licencia anual.
• La inactividad del pago conllevará a la inactivación automática del sistema, conforme a lo estipulado en los términos del contrato.
• Se notificará al cliente con antelación sobre la fecha de vencimiento.

10. Protección contra amenazas

• El sistema cuenta con protección contra malware, ataques por fuerza bruta y otras amenazas comunes.

11. Responsabilidad del Cliente

• Es responsabilidad del cliente custodiar sus usuarios y contraseñas.
• Cualquier anomalía debe ser reportada inmediatamente al equipo de soporte técnico.

12. Cumplimiento Legal

• Todos nuestros procesos están alineados con la normativa vigente de la DIAN y con la Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales en Colombia.
• CONECTA-SE garantizará el cumplimiento de todas las regulaciones nacionales relacionadas con la seguridad de la información.
• Se adaptarán las políticas conforme a cambios normativos y mejoras en seguridad.

13. Reporte de Incidentes

• En caso de detectar una brecha de seguridad, se deberá reportar de inmediato al equipo de TI.
• Se registrarán y analizarán los incidentes para evitar futuras amenazas.

14. Revisión y Actualización de las Políticas

• Las políticas de seguridad de la información serán revisadas y actualizadas al menos una vez al año o cuando ocurran cambios significativos en los procesos, servicios, normativas legales o amenazas identificadas.
• Cualquier modificación será aprobada por la dirección general y comunicada a todos los colaboradores y partes interesadas. El historial de versiones y cambios será documentado para garantizar trazabilidad.

15. Información y Datos Personales que Obtenemos

En el desarrollo de nuestras actividades comerciales y contractuales, CONECTA SE S.A.S. recopila y trata información personal de sus clientes, colaboradores, proveedores y terceros autorizados, con el fin de garantizar la correcta prestación de los servicios de software para facturación electrónica y contabilidad empresarial. Los datos personales que recolectamos pueden incluir, entre otros:

a. Datos de identificación:

• Nombre completo o razón social.
• Tipo y número de documento de identidad o NIT.
• Fecha de nacimiento (cuando aplique).
• Firma (cuando se requiera por procesos contractuales o de soporte técnico).
• Información de identificación tributaria y fiscal.

b. Datos de contacto:

• Dirección física y dirección de correspondencia.
• Correo electrónico.
• Números de teléfono (fijo y/o móvil).
• Nombre del contacto responsable dentro de la empresa cliente.

c. Datos comerciales y contractuales:

• Información de licencias adquiridas y fechas de renovación.
• Documentos necesarios para procesos de contratación y soporte técnico.
• Información de usuario para acceso a los sistemas (cuando aplique).

d. Datos técnicos y de uso del sistema:

• Registro de actividad en el software (para efectos de trazabilidad y soporte).
• Logs de acceso y comportamiento del sistema.
• Información de dispositivos o conexiones desde los cuales accede al software (IP, navegador, etc.).

e. Datos financieros (cuando sea necesario):

• Información bancaria para realizar pagos o devoluciones.
• Soportes de pago enviados por el cliente.

16. Vigencia del Tratamiento de la Información y Datos Personales

La información y los datos personales recolectados por CONECTA SE S.A.S. serán tratados durante el tiempo que sea razonable y necesario para cumplir con las finalidades que justificaron su recolección, incluyendo el cumplimiento de obligaciones contractuales, legales y contables, así como mientras exista una relación comercial activa con el titular de los datos.

Una vez finalizada la relación contractual o comercial, los datos serán conservados por el tiempo que la ley lo exija o lo permita, especialmente en lo relacionado con obligaciones tributarias, contables, de seguridad y archivo empresarial. Posteriormente, serán eliminados o anonimizados de forma segura, según lo establecido por las normas vigentes sobre protección de datos personales.

En todo caso, los titulares podrán ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de su información, conforme a los procedimientos establecidos en nuestra política de privacidad.

17. Veracidad de la Información

Los titulares de los datos personales suministrados a CONECTA SE S.A.S. garantizan y responden, en cualquier caso, por la veracidad, exactitud, vigencia y autenticidad de la información proporcionada.

CONECTA SE S.A.S. presume de buena fe que los datos entregados por los titulares son veraces, completos, correctos y actualizados, y no se hace responsable por cualquier daño o perjuicio que se derive de la inexactitud o falsedad de los mismos.

Es responsabilidad exclusiva del titular mantener actualizada su información y notificar oportunamente cualquier modificación para garantizar el adecuado tratamiento de sus datos conforme a las finalidades informadas.

18. Procedimientos para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares

Los titulares de los datos personales tratados por CONECTA SE S.A.S. podrán ejercer sus derechos de conocimiento, actualización, rectificación, supresión y revocatoria de la autorización mediante los siguientes procedimientos:

Todos los datos personales recolectados serán utilizados exclusivamente para los fines previamente autorizados por el titular y serán protegidos conforme a nuestras políticas de seguridad de la información y a la normatividad vigente.

19. Revisión y Actualización

Las políticas de seguridad serán revisadas periódicamente para ajustarlas a nuevas amenazas y requerimientos tecnológicos.

Contacto

Si tiene alguna pregunta sobre esta Política de Privacidad, por favor contáctenos.